“Mạnh vì gạo, bạo vì tiền”, bất kì vấn đề nào liên quan đến tài chính đều rất quan trọng và phức tạp. Nhưng vấn đề ở đây là phần lớn chủ kinh doanh nhà hàng chỉ quan tâm đến các hiệu số tài chính đầu vào và đầu ra. Họ quên đi việc kiểm soát những nghiệp vụ chi tiết, và đây là nguyên nhân dẫn đến thất bại của họ.

• 13 lý do tại sao bạn thất bại trong kinh doanh nhà hàng (Phần 11)
• 13 lý do tại sao bạn thất bại trong kinh doanh nhà hàng (phần 12)

Hãy cùng Smart Goal tìm hiểu về vấn đề này qua bài viết dưới đây.

Mong muốn phi thực tế

Bất kì một nhà kinh doanh nào đều muốn thu về lợi nhuận lớn. Tuy nhiên bạn sẽ không thu về bất kì một nguồn lợi nào nếu không đầu tư xứng đáng. Một bóng đèn compact sẽ có giá thành cao hơn so với bóng đèn loại phổ thông, nhưng về lâu dài bóng đèn compact sẽ tiết kiệm được chi phí lớn hơn nhiều so với cái giá mà bạn bỏ ra. Có những khoản đầu tư về lâu dài mới thấy có được hiệu quả lớn. Vì vậy đừng cố chắt bóp khi bạn cần phải đầu tư.

Vấn đề thứ hai mà các chủ kinh doanh nhà hàng thường gặp phải đó là tính toán không sát thực tế. Với những khoản đầu tư về cơ sở hạ tầng thường được cụ thể hoá bằng con số nên phần lớn bạn sẽ không gặp phải vấn đề ở giai đoạn này. Nhưng khi tính chi phí sản phẩm để đặt giá bán thì mọi người lại khá lúng túng, thậm chí cả với những người có kinh nghiệm kinh doanh nhà hàng.

Thông thường, chủ kinh doanh nhà hàng sẽ tính toán chi phí sản phẩm bằng cách ước lượng. Khái niệm này rất mơ hồ đúng không, bởi những tỷ lệ được đưa ra không cụ thể nên con số bạn tính toán có thể sai lệch rất nhiều so với thực tế. Hoặc một số chủ nhà hàng lại làm theo cách thực tế hơn. Họ thường nghĩ như sau, thực hành nấu những món dự định đưa vào thực đơn, sau đó xem xét với nguyên liệu đó có thể làm được số lượng mỗi món và tính giá thành cho món ăn đó.

Cách làm dường như rất chặt chẽ, bạn sẽ tính được chi tiết số nguyên liệu cần thiết cho mỗi món. Nhưng bạn sẽ phải thử làm từng món ăn với số nguyên liệu “khổng lồ” mới có thể đưa ra được giá thành và chi tiết số lượng thành phần nguyên liệu. Điều này chỉ nghĩ thôi cũng đã thấy vấn đề bất cập.

Do đó, họ thường xem xét đối thủ và đưa ra mức giá thấp hơn một chút để thu hút. Hệ quả của việc này là bạn không tính toán đến chi phí đầu vào thực tế. Rất có thể bạn không tìm được nguồn nguyên liệu rẻ như đối thủ, vậy nên chưa chắc với mức giá đó sẽ khiến việc kinh doanh nhà hàng của bạn có lãi.

Mặt khác cách tính giá thành như trên còn chưa bao gồm chi phí về điện nước, lương nhân viên, thuế, … Một vấn đề khác được đặt ra ở đây là với một nguyên liệu bạn có thể làm ra rất nhiều món ăn. Do đó việc tính toán chồng chéo có thể gây nhầm lẫn làm sai lệch kết quả.

Quả là một vấn đề nan giải, tuy nhiên bạn có thể làm theo cách đơn giản hơn. Hãy tham gia các lớp học nấu ăn, pha chế. Ở những khoá đào tạo này, bạn sẽ được cung cấp chính xác công thức món ăn với số lượng từng nguyên liệu thành phần. Nhờ đó mà bạn có thể tính toán được giá thành một món ăn mà không phải tốn quá nhiều thời gian, chi phí để thực hành theo cách nói trên. Việc định giá món ăn khi kinh doanh nhà hàng nhờ đó mà cũng bớt phần phức tạp.

Kiểm soát thất thoát

Quá trình kiểm soát chi phí này rất phức tạp và xảy ra nhiều sai sót nhất. Một số chủ nhà hàng thường giao phần việc này cho quản lý nhà hàng mà bỏ qua quyền kiểm soát của mình. Nhân viên khi không được giám sát kĩ sẽ dễ nảy sinh lòng tham, việc bòn rút nguyên liệu là hoàn toàn có thể xảy ra.

Họ có thể tráo đổi nguyên liệu nhằm ăn chênh lệch, hoặc lấy trộm nguyên liệu từ kho bảo quản. Khi không đủ nguyên liệu bạn lại phải chi thêm để bù đắp, lợi nhuận thu được cũng vì thế mà bị giảm xuống. Vậy làm thế nào để bạn có thể kiểm soát được vấn đề này, hãy thiết lập một quy trình quản lý chặt chẽ.

Vì nguyên liệu thực phẩm đòi hỏi phải tươi ngon nên cần được mua mới hàng ngày. Do đó, bạn nên lập kế hoạch kiểm kê hàng ngày từ đó khái quát lên kế hoạch hàng tuần, hàng tháng. Cũng lưu ý rằng bạn nên để quản lý nhà hàng, trưởng bộ phận và kế toán cùng thực hiện việc này nhưng tiến hành độc lập. Từ đó bạn có thể so sánh kết quả báo cáo từ các nguồn để đối chứng.

Là chủ kinh doanh nhà hàng, bạn nên tự mình kiểm tra các báo cáo đó thay vì chỉ xem kết quả. Hãy tính toán chi phí cho thực phẩm sau khi trừ những khoản chi cho quản lý, điện nước, thuê địa điểm,… Trừ đi phần nguyên liệu không được sử dụng, bạn sẽ tính được số nguyên liệu dùng để phục vụ khách hàng. Với công thức có sẵn, bạn có thể tính toán được số lượng món ăn tối đa mà nhà hàng làm được.

Tiếp đó, hãy xem xét đến các hoá đơn, so sánh số lượng món ăn trên thực tế với con số bạn tính toán được. Tất nhiên mức chênh lệch nhỏ có thể được chấp nhận. Nhưng với mức độ chênh lệch quá cao, hãy lập tức hỏi người phụ trách để họ giải trình với bạn.

Ngoài ra, bạn nên có những ngày kiểm tra đột xuất để bảo đảm nhân viên làm việc đúng trách nhiệm. Bên cạnh việc kiểm tra sổ sách, bạn nên đến kho hàng để kiểm tra trực tiếp. Trăm nghe không bằng một thấy, những gì trên sổ sách đòi hỏi phải khớp với thực tế kinh doanh nhà hàng.

Nhưng cũng đừng quá hùng hổ khi làm những việc này, bởi thái độ đó của bạn có thể sẽ khiến nhân viên tự ái. Họ sẽ nghĩ rằng bạn không tin tưởng họ. Vì vậy, khi bắt đầu kinh doanh nhà hàng, bạn nên đề rõ ra nội quy và làm rõ quy trình kiểm tra nhân viên ngay từ đầu.

Một lưu ý khác đó là bạn cũng nên kiểm tra đến những đồ dùng thiết bị trong nhà hàng. Nếu có hỏng hóc thì những thiết bị này dù trực tiếp hay gián tiếp cũng sẽ khiến bạn phải chi thêm một khoản cho bảo trì, sửa chữa hoặc thay mới. Hãy nhắc nhở nhân viên chú ý đến những vật dụng này và báo cho bạn ngay khi có sự cố để có giải pháp khắc phục kịp thời.

Kiểm tra doanh thu

Ngay cả ở bộ phận thu ngân, kế toán dù không trực tiếp làm với bộ phận kho hàng hay phục vụ nhưng họ cũng có những cách gian lận riêng, thậm chí có phần tinh vi hơn hẳn. Ví dụ như việc ghi thêm hoá đơn, tráo đổi hay huỷ order,… Những hành vi này nếu không phát hiện sớm sẽ âm thầm gây ảnh hưởng đến lợi nhuận của nhà hàng.

Hãy lập quy định chặt chẽ về việc đặt và huỷ order. Bắt buộc hoá đơn bị huỷ phải có chữ kí của thu ngân phụ trách để bạn có thể quy trách nhiệm về sau. Mọi hoá đơn đều phải được giữ lại kể cả những hoá đơn huỷ.

Từ các hoá đơn bạn có thể kiểm tra được mức doanh thu, từ đó tính ra lợi nhuận và đối chứng với số tiền thực tế được cấp dưới bàn giao. Bạn cũng nên xem xét đến kết quả kiểm kê nguyên liệu vì nhân viên kế toán hoặc quản lý nhà hàng có thể cấu kết thực hiện gian lận.

Bạn nên hạn chế việc lập sổ sách bằng tay mà hãy sử dụng phần mềm. Việc kiểm soát nhà hàng sẽ bớt phức tạp hơn và còn hạn chế được nhiều tiêu cực.

Một trường hợp bạn nên chú ý, một kế toán đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi ăn cắp của họ, mà vấn đề thay đổi chứng từ rất phức tạp. Vì vậy họ thường dành rất nhiều thời gian ở nhà hàng. Do vậy, bạn không nên chủ quan nghĩ rằng họ đang chăm chỉ làm việc mà lơ là phần kiểm tra.

Về cơ bản, sai lầm này xuất phát từ việc các chủ kinh doanh nhà hàng thường chỉ thuê duy nhất một kế toán và giao toàn quyền cho họ về mảng tài chính. Điều này là một sai lầm căn bản, bạn nên đi học về kế toán hoặc thuê thêm nhân sự làm việc độc lập. Khi không thể “tự tung tự tác”, họ sẽ không dám làm bừa.

Nhìn chung, các nghiệp vụ về tài chính khá phức tạp, bạn không thể tự mình đảm đương, nhất là khi không có kiến thức về lĩnh vực này. Và quản lý tài chính lại càng là một vấn đề nhạy cảm hơn nữa. Hãy tham gia khoá học quản lý nhà hàng để có những kỹ năng quản lý khéo léo và hiệu quả hơn cho việc kinh doanh nhà hàng của bạn. Đây sẽ là một khoản đầu tư có lợi lâu dài đối với những chủ kinh doanh nhà hàng thiếu kinh nghiệm.

Một vấn đề không kém phần quan trọng trong kế hoạch kinh doanh nhà hàng đó là nhân sự. Tại Việt Nam phần lớn nguồn nhân lực phục vụ tại nhà hàng đều chưa qua đào tạo chuyên nghiệp. Do đó, vấn đề đào tạo luôn trở thành mục tiêu ưu tiên đối với quản lý nhà hàng khi tuyển dụng nhân viên mới. Một sai lầm nhỏ ở giai đoạn này cũng có thể gây ra những hậu quả to lớn đối với việc kinh doanh của bạn. Và đó sẽ là chủ đề trong bài viết tiếp theo, hãy đón đọc nhé!